Ihr KMU vorausschauend und datengestützt führen und steuern – in jeder Situation (2024)

Wer sein KMU wirklich steuern will, braucht mehr als ein Gefühl für die Lage. Märkte verschieben sich. Kosten steigen unbemerkt. Kunden wechseln den Anbieter, bevor die Kündigung ins Auge fällt. Nur wer laufend beobachtet, was tatsächlich passiert, kann früh genug eingreifen. Gut funktionierende Überwachungs- und Steuerungssysteme sind kein Luxus grosser Unternehmen – sie sind für jedes Schweizer KMU erreichbar und entscheidend.

Vier Herausforderungen bei der Einführung eines Geschäftsüberwachungssystems

1. Die richtigen KPIs identifizieren, die die passenden Anreize setzen:

   • Die gewählten Leistungskennzahlen (KPIs) müssen auf die Ziele und Vorgaben Ihres KMU abgestimmt sein. Sie sollen die gewünschten Verhaltensweisen und Ergebnisse innerhalb Ihrer Organisation fördern.

2. Ambitionierte, aber erreichbare Benchmarks setzen:

   • Legen Sie Benchmarks fest, die anspruchsvoll und gleichzeitig erreichbar sind. Diese dienen Ihrem Team als Zielwerte und helfen dabei, den Fortschritt zu messen.

3. Einen effizienten Reporting-Prozess entwickeln und einführen:

   • Entwickeln Sie ein Berichtswesen, das zeitnahe und präzise Daten liefert. Damit können Sie den Fortschritt überwachen und fundierte Entscheidungen treffen.

4. Sofortige Korrekturmassnahmen ergreifen, wenn KPIs erheblich abweichen:

   • Etablieren Sie einen Prozess für Korrekturmassnahmen, wenn KPIs von den Erwartungen abweichen. So werden Probleme rasch angegangen und ihre Auswirkungen auf Ihr Unternehmen minimiert.

Diese Herausforderungen meistern

1. Ihre Vision und Hauptziele klar definieren

Alles beginnt hier. Bevor ein einziger KPI festgelegt wird, muss klar sein, wohin das Unternehmen soll. Vision und Hauptziele bilden das Fundament. Die KPIs leiten sich daraus ab – nicht umgekehrt. Wer die Kundenzufriedenheit als zentrales Ziel setzt, findet im Net Promoter Score (NPS) einen direkt messbaren Anker.

2. KPIs identifizieren, die diese Ziele unterstützen

Zu viele Kennzahlen erzeugen Rauschen, zu wenige blinde Flecken. Relevante Kandidaten sind Monthly Recurring Revenue (MRR), Customer Acquisition Cost (CAC), Customer Lifetime Value (CLV) und die Abwanderungsrate. Entscheidend ist, dass jeder ausgewählte KPI auf ein konkretes strategisches Ziel einzahlt – kein Datenpunkt ohne Zweck.

3. Datenzugang für die Messung und Berechnung Ihrer KPIs sicherstellen

Kennzahlen sind nur so gut wie die Daten dahinter. Business-Intelligence-Plattformen, CRM-Systeme und Finanzsoftware schaffen die technische Grundlage. Ein CRM verfolgt Kundeninteraktionen in Echtzeit. Die Finanzsoftware überwacht parallel Cashflow und Ausgaben. Beide Systeme zusammen ergeben ein vollständiges Bild.

4. Benchmarks gemeinsam mit Ihrem Team festlegen und laufend anpassen

Benchmarks, die im stillen Kämmerlein entstehen, treffen im Unternehmen auf Widerstand. Besser: das Team einbeziehen. Realistische Zielwerte basieren auf historischen Daten und aktuellen Marktgegebenheiten. Und sie werden angepasst, wenn sich das Unternehmen weiterentwickelt – starre Benchmarks verlieren schnell an Relevanz.

5. Einen Reporting-Prozess und eine Vorlage für einen effizienten Ablauf erstellen

Ohne standardisierten Ablauf entsteht Reporting-Chaos. Eine klare Vorlage vereinfacht die Datenerhebung und -analyse erheblich. Feste Intervalle – wöchentlich, monatlich – sorgen dafür, dass alle Beteiligten denselben Informationsstand haben und auf die Unternehmensziele ausgerichtet bleiben.

6. Regeln für die Bewertung und Umsetzung von Korrekturmassnahmen festlegen

Was passiert, wenn ein KPI ausser Kontrolle gerät? Diese Frage muss beantwortet sein, bevor es soweit kommt. Klare Schwellenwerte definieren, ab wann eine Abweichung kritisch ist. Ebenso klar: welche Schritte dann folgen. Überschreitet die Kundenabwanderung beispielsweise einen bestimmten Prozentsatz, greift sofort eine vordefinierte Kundenbindungsstrategie.

Fallstudie: Wie Xero einen datengestützten Ansatz eingeführt hat

Xero, ein Anbieter cloudbasierter Buchhaltungssoftware, hat erfolgreich einen datengestützten Ansatz zur Führung und Steuerung seiner Geschäftstätigkeit eingeführt. So wurde es umgesetzt:

1. Vision und Ziele klären

Xeros Vision war es, die Buchhaltung für KMU zu vereinfachen. Zu den Hauptzielen gehörten die Steigerung der Nutzerakzeptanz und die Reduzierung der Kundenabwanderung.

2. KPIs identifizieren

Xero identifizierte KPIs wie Monthly Recurring Revenue (MRR), Customer Acquisition Cost (CAC), Customer Lifetime Value (CLV) und die Abwanderungsrate. Diese KPIs waren direkt mit den Unternehmenszielen verknüpft.

3. Datenzugang sicherstellen

Xero investierte in leistungsstarke Datenanalyse-Tools und integrierte sein CRM in die Buchhaltungssoftware. Dadurch konnten das Nutzerengagement verfolgt, die Finanzleistung überwacht und Kundenfeedback in Echtzeit erfasst werden.

4. Benchmarks gemeinsam mit dem Team festlegen

Das Management von Xero arbeitete mit verschiedenen Abteilungen zusammen, um realistische Benchmarks auf der Grundlage historischer Leistungsdaten und Markttrends festzulegen. Diese Benchmarks wurden regelmässig überprüft und angepasst.

5. Einen effizienten Reporting-Ablauf etablieren

Xero entwickelte eine umfassende Berichtsvorlage und etablierte einen wöchentlichen Reporting-Rhythmus. Dadurch erhielten die massgeblichen Stakeholder zeitnahe Aktualisierungen zu den Leistungskennzahlen.

6. Korrekturmassnahmen definieren

Xero legte klare Regeln für Korrekturmassnahmen fest. Überstiegen die Abwanderungsraten beispielsweise 5 %, wurden gezielte Kundenbindungskampagnen gestartet, bei denen gefährdeten Kunden persönlicher Support und Anreize angeboten wurden.

Fazit und nächste Schritte

Überwachung und Steuerung von Geschäftsaktivitäten geben Ihnen die nötige Übersicht, um Ihr Unternehmen gemeinsam mit Ihrem Team in jeder Situation zu führen. Richtige KPIs, realistische Benchmarks, klare Reporting-Strukturen und schnelle Korrekturmassnahmen bilden zusammen das Steuerungssystem, das Ihr KMU durch ruhige und turbulente Phasen trägt.

Wer auf Basis präziser, aktueller Daten entscheidet, kann die Unternehmensleistung gezielt optimieren und strategische Ziele konsequent verfolgen. Bei Fragen zur Einführung eines solchen Systems stehen Ihnen die Spezialistinnen und Spezialisten des Scalemetrics-Teams gerne zur Verfügung, mit massgeschneiderten Lösungen für Ihr KMU.

Scalemetrics unterstützt Schweizer KMU dabei, solche Entscheidungen proaktiv zu treffen – bevor der Markt sich bewegt. Erfahren Sie mehr über unsere Steuer- und MWST-Compliance oder entdecken Sie unsere CFO-Dienstleistungen für Schweizer Unternehmen.

Häufig gestellte Fragen

Welche Unterstützung bietet Scalemetrics für Schweizer KMU?

Scalemetrics bietet Schweizer KMU-Inhabern und CFOs praxisnahe Finanzberatung: von Buchhaltung und Steuern über Finanzplanung bis hin zu CFO-on-Demand-Dienstleistungen. Ziel ist es, KMU Zugang zu Expertise zu geben, die sonst nur grossen Unternehmen mit internen CFOs vorbehalten ist.

Ab wann lohnt sich ein Fractional CFO für ein Schweizer KMU?

Ab einem Jahresumsatz von CHF 1–2 Mio. oder bei bevorstehenden Ereignissen wie Kreditanträgen, M&A oder Investorenrunden empfiehlt sich ein Fractional CFO. Die Kosten liegen deutlich unter denen eines Festangestellten, und die Expertise ist sofort abrufbar.

Wie unterscheidet sich Scalemetrics von einer traditionellen Treuhandgesellschaft?

Während Treuhandfirmen primär auf Steuer-Compliance und Jahresabschlüsse fokussiert sind, bietet Scalemetrics strategische Finanzführung: Liquiditätsplanung, Szenariomodellierung, KPI-Controlling und Finanzierungsberatung, als laufendes Mandat oder projektbasiert.

In welchen Kantonen ist Scalemetrics tätig?

Scalemetrics betreut Kunden schweizweit, mit Schwerpunkt in Zürich, Zug, Basel und Bern. Dank digitaler Arbeitsweise und MWST-Expertise in allen Kantonen ist eine ortsunabhängige Zusammenarbeit problemlos möglich.

Was macht Scalemetrics für Schweizer KMU?

Scalemetrics ist ein CFO-as-a-Service-Anbieter für Schweizer KMU mit CHF 1–20 Mio. Umsatz. Das Mandat umfasst OR-konforme Buchhaltung, AHV-Lohnbuchhaltung, vierteljährliche MWST-Abrechnungen, Budgetierung, Finanzmodellierung und Management-Reporting, ohne Fixkosten eines hauptamtlichen CFOs.

Pascal Stämpfli, CFA

MD & CFO Strategist, Scalemetrics

Pascal ist ein erfahrener Finanzfachmann, Venture-Capital-Experte und vertrauenswürdiger Berater für Startups und Investoren. Er ist CFA-Charterholder und hat einen Master in Ökonomie der Universität St. Gallen. Er ist Gründer von Scalemetrics und Mitgründer von Kubera Equity. Mit über einem Jahrzehnt Erfahrung in Corporate Finance und Venture Building hat Pascal Tausende von Unternehmen in der Frühphase bewertet und Gründer in ganz Europa beraten. Als Managing Partner bei COREangels Big Data & AI Europe und regelmässiges Jurymitglied bei Pitch-Events ist er tief in der Zürcher Startup-Szene verwurzelt und weithin als Experte für Erfolgsfaktoren und Wachstumsfinanzierung anerkannt.