Zeitmanagement-Tipps von erfolgreichen KMU-Gründerinnen und -Gründern

Wer ein KMU aufbaut, merkt schnell: Zeit ist die knappste Ressource. Sie lässt sich weder kaufen noch nachholen. Jede Stunde, die Sie bewusst einsetzen, bringt Sie Ihren Zielen messbar näher. Jede Stunde, die verschwindet, fehlt anderswo.

Ben Francia brachte es auf den Punkt: Die Zukunft entsteht durch das, was Sie heute tun – nicht morgen. Unternehmer wie Bill Gates und Mark Zuckerberg haben gezeigt, was möglich ist, wenn man Prioritäten konsequent setzt und mit vollständiger Konzentration arbeitet. Struktur schlägt Fleiss.

Die folgenden fünf Ansätze helfen Ihnen, Ihre Zeit als KMU-Führungsperson in der Schweiz gezielter zu nutzen.

Setzen Sie für alles Fristen

Aufgaben ohne Termin sind keine Aufgaben – sie sind Absichtserklärungen. Solange kein Datum dransteht, schiebt man sie vor sich her.

So banal es klingt: Setzen Sie jeder Aufgabe und jedem Ziel einen klaren Endtermin. Nicht irgendwann – sondern ein konkretes Datum. Damit schaffen Sie verbindliche Handlungspunkte statt vager Vorhaben. Ihr Team weiss, woran es gemessen wird. Sie wissen, was zuerst kommt.

Klare Fristen fördern auch Fokus. Wenn ein Abgabetermin naht, fallen Ablenkungen weg. Wer Fristen konsequent einhält, baut intern Vertrauen auf.

Delegieren Sie Aufgaben an Ihre Mitarbeitenden

Als Gründerin oder Gründer steigt die Arbeitslast schnell auf ein Niveau, das eine Einzelperson nicht dauerhaft bewältigen kann. Wer alles selbst erledigt, verliert den Überblick – und die wichtigsten Aufgaben bleiben liegen.

Delegation ist kein Kontrollverlust. Sie ist ein Produktivitätsinstrument. Übergeben Sie Aufgaben an Mitarbeitende mit der passenden Kompetenz – das entlastet Sie und schafft gleichzeitig Entwicklungsmöglichkeiten im Team.

Ebenso wichtig: konsequentes Nein-Sagen. Nicht jede Anfrage verdient Ihre Zeit. Wer ohne Filterung auf alles eingeht, verliert die Kontrolle über seinen Kalender. Lernen Sie, freundlich aber klar abzulehnen – das ist eine Führungskompetenz, keine Unhöflichkeit.

Finden Sie Ihre produktivste Tageszeit

Nicht jede Stunde ist gleich viel wert. Manche Menschen arbeiten am Morgen mit maximaler Schärfe, andere kommen erst am Nachmittag richtig in Schwung. Und wieder andere liefern abends ihre besten Ergebnisse.

Beobachten Sie sich selbst über ein paar Wochen. Wann fällt Ihnen konzentriertes Denken leicht? Wann sind Sie reaktiv statt proaktiv? Richten Sie Ihren Kalender danach aus. Legen Sie komplexe Entscheidungen, Strategiegespräche und anspruchsvolle Konzeptarbeit in Ihre Hochleistungsphase. Administrative Aufgaben und Routinekommunikation können in schwächere Phasen.

Das kostet keine extra Zeit. Es braucht nur Bewusstsein – und etwas Konsequenz.

Gestalten Sie kreative Pausen

Pausen dienen nicht nur der Erholung. Gut genutzt, werden sie zum Netzwerkinstrument. Ein gemeinsamer Spaziergang, ein kurzes Spiel oder ein lockeres Gespräch in der Kaffeepause – das alles verbindet.

Nutzen Sie diese Momente, um Mitarbeitende besser kennenzulernen. Fragen Sie nach ihren Perspektiven. Hören Sie zu. Oft entstehen in solchen informellen Situationen Ideen, die im Meetingraum nicht auftauchen.

Gleichzeitig stärkt das den Teamzusammenhalt auf eine Art, die kein Workshop ersetzen kann. Und Sie bauen Ihr internes Netzwerk genau dann aus, wenn es sich organisch ergibt – nicht erzwungen.

Business-Aktivitäts-Monitoring & Controllingsystem

Ein strukturiertes Business-Aktivitäts-Monitoring- und Controllingsystem richtet alle Unternehmensressourcen auf das zentrale Ziel aus. Es ermöglicht Ihnen, Chancen und Risiken frühzeitig zu erkennen – bevor sie sich zu ernsthaften Problemen ausweiten.

Die Einrichtung kostet anfänglich Zeit. Das ist eine Investition, keine Verschwendung. Sobald das System steht, gewinnen Sie laufend zurück, was Sie einmalig aufgewendet haben. Sie können damit Ihr fundiertes Marktverständnis belegen, Ihren Geschäftsplan validieren und Ihre Finanzprognose gegenüber Banken oder Investoren begründen.

Für Schweizer KMU ist das besonders relevant: Gesprächspartner wie Kreditgeber oder potenzielle Partner erwarten Zahlen und Steuerungsmechanismen, nicht nur Intuition.

Zeit ist eine der wenigen Ressourcen, die sich weder kaufen noch zurückgewinnen lassen. Es gibt keine universelle Methode, sie zu managen – aber Sie entscheiden täglich, wie Sie damit umgehen. Bewusste Entscheidungen über Fristen, Delegation, Ihre produktive Phase, Pausen und ein verlässliches Kontrollsystem helfen Ihnen, die Ziele Ihres KMU rechtzeitig zu erreichen. Das wirkt sich direkt auf die Moral Ihres Teams aus – und langfristig auf den Wert Ihres Unternehmens.

Scalemetrics unterstützt Schweizer KMU dabei, solche Entscheidungen proaktiv zu treffen – bevor der Markt sich bewegt. Erfahren Sie mehr über unsere Budgetierung und Finanzprognosen oder entdecken Sie unsere CFO-Dienstleistungen für Schweizer Unternehmen.

Häufig gestellte Fragen

Was müssen Schweizer KMU über setzen Sie für alles Fristen : Aufgaben und Ziele ohne Fristen sind lediglich Wünsche und Träume. Es ist daher wichtig, Ihren Aufgaben und Zielen klare Termine zu setzen, damit Sie diese rechtzeitig erfüllen können. Delegieren Sie Aufgaben an Ihre Mitarbeitenden : Als Gründerin oder Gründer tragen Sie eine enorme Arbeitsbelastung. Delegieren Sie daher Aufgaben an Ihre Mitarbeitenden, das spart Ihnen viel Zeit und ermöglicht eine deutlich schnellere Erledigung. Auch das konsequente «Nein»-Sagen ist eine wichtige Praxis, da es unnötigen Druck reduziert und Ihnen wertvolle Zeit zurückgibt. Finden Sie Ihre produktivste Tageszeit : wissen?

Zwei Grundregeln machen den Unterschied: Erstens, jede Aufgabe braucht einen verbindlichen Termin – sonst bleibt sie im Status Absicht. Zweitens, keine Führungsperson kann alles selbst stemmen. Gezielt delegieren und konsequent Nein sagen schafft den Freiraum, der für strategische Arbeit notwendig ist. Die eigene produktivste Tageszeit zu kennen und aktiv zu schützen, macht aus denselben Stunden deutlich mehr.

Welche Unterstützung bietet Scalemetrics für Schweizer KMU?

Scalemetrics bietet Schweizer KMU-Inhabern und CFOs praxisnahe Finanzberatung: von Buchhaltung und Steuern über Finanzplanung bis hin zu CFO-on-Demand-Dienstleistungen. Ziel ist es, KMU Zugang zu Expertise zu geben, die sonst nur grossen Unternehmen mit internen CFOs vorbehalten ist.

Ab wann lohnt sich ein Fractional CFO für ein Schweizer KMU?

Ab einem Jahresumsatz von CHF 1-2 Mio. oder bei bevorstehenden Ereignissen wie Kreditanträgen, M&A oder Investorenrunden empfiehlt sich ein Fractional CFO. Die Kosten liegen deutlich unter denen eines Festangestellten, und die Expertise ist sofort abrufbar.

Wie unterscheidet sich Scalemetrics von einer traditionellen Treuhandgesellschaft?

Während Treuhandfirmen primär auf Steuer-Compliance und Jahresabschlüsse fokussiert sind, bietet Scalemetrics strategische Finanzführung: Liquiditätsplanung, Szenariomodellierung, KPI-Controlling und Finanzierungsberatung – als laufendes Mandat oder projektbasiert.

In welchen Kantonen ist Scalemetrics tätig?

Scalemetrics betreut Kunden schweizweit, mit Schwerpunkt in Zürich, Zug, Basel und Bern. Dank digitaler Arbeitsweise und MWST-Expertise in allen Kantonen ist eine ortsunabhängige Zusammenarbeit problemlos möglich.

Pascal Stämpfli, CFA

MD & CFO Strategist, Scalemetrics

Pascal ist ein erfahrener Finanzfachmann, Venture-Capital-Experte und vertrauenswürdiger Berater für Startups und Investoren. Er ist CFA-Charterholder und hat einen Master in Ökonomie der Universität St. Gallen. Er ist Gründer von Scalemetrics und Mitgründer von Kubera Equity. Mit über einem Jahrzehnt Erfahrung in Corporate Finance und Venture Building hat Pascal Tausende von Unternehmen in der Frühphase bewertet und Gründer in ganz Europa beraten. Als Managing Partner bei COREangels Big Data & AI Europe und regelmässiges Jurymitglied bei Pitch-Events ist er tief in der Zürcher Startup-Szene verwurzelt und weithin als Experte für Erfolgsfaktoren und Wachstumsfinanzierung anerkannt.