Jahresabschluss-Frist rückt näher: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Der Jahresabschluss gehört zu den zeitintensivsten Phasen im Buchhaltungskalender eines Schweizer KMU. Buchhalterische Teams stehen unter erheblichem Druck, weil Lohnausweise, MWST-Abrechnungen und die jährliche Unternehmenssteuererklärung gleichzeitig bearbeitet werden müssen. Als Gründer, CEO oder CFO tragen Sie die Verantwortung dafür, dem Verwaltungsrat und allfälligen Investoren Abschlüsse vorzulegen, die ein wahrheitsgemässes Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage zeigen. Dieselben Abschlüsse bilden die Grundlage für die Einreichung der Unternehmenssteuern in der Schweiz.

Prüfen Sie die nachfolgenden Punkte auf Ihrer Jahresabschluss-Checkliste, bevor das Geschäftsjahr offiziell endet.

👇JAHRESABSCHLUSS-CHECKLISTE👇

Die sieben Abschnitte weiter unten zeigen, wie ein strukturierter Abschlussprozess in der Praxis aussieht.

1. Einen Abschlussplan erstellen

Ein solider Abschlussplan ist das Fundament. Erfassen Sie zunächst alle relevanten Positionen:

• Aktiven und Passiven, wie sie im Bilanzentwurf aufgeführt werden sollen.
• Erträge und Aufwendungen nach dem Muster Ihrer Erfolgsrechnung.
• Die anwendbaren Rechnungslegungsvorschriften, die je nach Unternehmensgrösse und Rechtsform variieren.

Legen Sie zu jedem Punkt klare Verantwortlichkeiten und Fristen fest, und übergeben Sie Aufgaben, wo es sinnvoll ist. Besprechen Sie den Plan offen mit dem Team: offene Fragen lassen sich im Gespräch schneller klären als per Mailkorrespondenz. Die folgenden Schritte bauen direkt auf diesem Plan auf.

2. Rechtzeitig beginnen

Warten Sie nicht bis Dezember. Verschicken Sie mindestens einen Monat vor Jahresende interne Anfragen an alle beteiligten Stellen, ergänzt durch Erinnerungsmails alle 10 Tage bis zum 31. Dezember. Die Nachrichten sollen konkrete Massnahmen und Fristen nennen, keine offenen Fragen hinterlassen.

Typische Koordinationspunkte:

• Verkaufsteam: Sicherstellen, dass alle abgeschlossenen Projekte und erbrachten Dienstleistungen bis zum 31. Dezember fakturiert sind. Offene nicht fakturierte Erträge per 31. Dezember dokumentieren. Für überfällige Debitoren den aktuellen Stand mit Massnahmen und nächsten Schritten melden sowie Empfehlungen für Abschreibungen oder Wertberichtigungen für zweifelhafte Forderungen liefern, sofern vorhanden.
• Abteilungsleiter und alle Mitarbeitenden: Ausstehende Einkaufs- und Spesenrechnungen des Geschäftsjahres innerhalb von 5-10 Tagen nach Jahresende an das Buchhaltungsteam weiterleiten. Spesenabrechnungen für private und geschäftliche Kreditkarten sowie digitale Zahlungsmittel, einschliesslich Reisespesen und Telefonerstattungen, mit Belegen (Zahlungsnachweis und Rechnungen) innerhalb derselben Frist einreichen.

Wer früh koordiniert, gibt dem Buchhaltungsteam den nötigen Spielraum, Informationen noch im laufenden Geschäftsjahr zu verarbeiten, statt alles in den ersten Januarwochen zu häufen.

3. Drittparteiauszüge zusammenstellen

Verlangen Sie sämtliche externen Auszüge per letztem Geschäftstag des Jahres. Konkret betrifft das:

• Kontoauszüge aller Bankkonten, digitalen Zahlungsmittel und Firmenkreditkarten, zum Beispiel PayPal, Stripe, Revolut, PostFinance und weitere.
• Depot- und Fondsauszüge, falls Anlagen in Aktien, Obligationen, Anlagefonds oder Kryptowährungen in der Bilanz ausgewiesen werden. Auf dieser Basis bestimmen Sie den beizulegenden Zeitwert per Jahresende und berechnen Bewertungsgewinne oder -verluste.
• Saldobestätigungen bei Debitoren und Kreditoren, um die Buchwerte gegen externe Daten zu validieren.
• Offene Punkte, die die Mitwirkung von Geschäftsleitung, Revisoren oder externen Parteien erfordern, sollten proaktiv und früh geklärt werden.

4. Standardarbeitsanweisungen (SAA), Checklisten und Vorlagen

Gut dokumentierte Prozesse zahlen sich aus. Ausformulierte SAA, präzise Checklisten und unternehmensindividuelle Vorlagen reduzieren Fehler und stellen sicher, dass kein Schritt ausgelassen wird. Ihr Team kann damit schneller und zuverlässiger arbeiten, ohne jedes Jahr dieselben Rückfragen zu stellen.

5. Buchungseinträge für das Jahr vervollständigen

Sobald alle Informationen vorliegen, werden die Buchungseinträge für sämtliche Verkaufs-, Einkaufs- und Spesenrechnungen sowie für alle Bar-, Bank- und Kreditkartentransaktionen des Geschäftsjahres abgeschlossen. Vollständige Buchungen sind Voraussetzung für eine belastbare Prüfung der Abschlüsse in den nächsten Schritten.

6. Entwurf der Erfolgsrechnung prüfen

Beginnen Sie mit der Erfolgsrechnung. Ziel ist es, alle Erträge und Aufwendungen zu finalisieren. Prüfen Sie die folgenden Punkte, soweit sie für Ihr Unternehmen relevant sind, und nehmen Sie die notwendigen Abschluss- und Anpassungsbuchungen vor:

• Ertrag: Erträge müssen gemäss den Vertragsbedingungen und den anwendbaren Rechnungslegungsvorschriften erfasst sein. Abgegrenzte und noch nicht fakturierte Erträge erfordern entsprechende Buchungen.
• Übriger Ertrag: Zinserträge, Dividendenerträge, realisierte Gewinne oder Verluste aus dem Verkauf von Anlagen sowie Bewertungsgewinne und -verluste kontrollieren.
• Einkäufe: Vollständigkeit der erfassten Einkaufsrechnungen für das Geschäftsjahr sicherstellen. Vorsteuerabzug gemäss Buchhaltung mit den MWST-Abrechnungen abgleichen.
• Schlussbestand: Physische Inventur durchführen und die Schlusswerte des Warenbestands gemäss Kostenrechnung und Inventurbericht abstimmen.
• Personalaufwand: Löhne, Gehälter, Boni, Sozialversicherungsleistungen, Pensionskasse, Krankenversicherung, Unfallversicherung und weitere relevante Aufwendungen erfassen und mit den Lohnausweisen abstimmen.
• Produktentwicklungsaufwand: Prüfen, ob Aufwendungen für Produktentwicklung direkt als Aufwand zu verbuchen oder als aktivierungspflichtige Investitionen zu behandeln sind.
• Vertriebs- und Marketingaufwand: Alle Vertriebs- und Marketingkosten, einschliesslich allfälliger Vorauszahlungen für Werbemassnahmen, vollständig erfassen.
• Honorare für Rechts-, Steuer- und Finanzberatung: Eingang der Rechnungen prüfen und offene Abgrenzungen gemäss den vereinbarten Konditionen vornehmen.
• Miete, Versicherung, Energie, Telefon, Internet und übrige Aufwendungen: Abgrenzung auf Basis des letzten Monats oder des Jahresdurchschnitts vornehmen.
• Abschreibungen: Abschreibungen auf Sachanlagen auf Grundlage der geschätzten Nutzungsdauer berechnen und verbuchen.
• Amortisation: Amortisation auf immaterielle Anlagen auf Grundlage der geschätzten Nutzungsdauer berechnen und verbuchen.
• Zinsen: Darlehenskonditionen prüfen und Zinsabgrenzungen für das Jahresende buchen.
• Laufende Steuern: Steuerberechnung erstellen, prüfen und die Steuerrückstellung verbuchen.

7. Entwurf der Bilanz prüfen

Nach der Erfolgsrechnung folgt die Bilanz. Auch hier gilt: prüfen, korrigieren, abstimmen. Die folgenden Positionen verdienen besondere Aufmerksamkeit:

• Bankguthaben: Saldo gemäss Kontoauszügen mit dem Buchungssaldo vergleichen. Bei Abweichungen eine Abstimmungsaufstellung erstellen.
• Debitoren: Debitorensaldo und Altersstrukturanalyse prüfen. Wertberichtigungen für zweifelhafte oder uneinbringliche Forderungen bilden, wo nötig.
• Anlageverzeichnis: Käufe, Verkäufe und Abschreibungen auf Sachanlagen nachtragen und den Saldo mit dem Anlagespiegel abstimmen.
• Anlagen: Sicherstellen, dass der Anlagesaldo gemäss Buchhaltung mit dem Depotauszug übereinstimmt.

Das Scalemetrics-Team unterstützt Schweizer KMU dabei, solche Entscheidungen proaktiv zu treffen – bevor der Markt sich bewegt. Erfahren Sie mehr über unsere Steuer- und MWST-Compliance oder entdecken Sie unsere CFO-Dienstleistungen für Schweizer Unternehmen.

Häufig gestellte Fragen

Was müssen Schweizer KMU beim Jahresabschluss beachten?

Schweizer KMU müssen im Rahmen des Jahresabschlusses Bilanz, Erfolgsrechnung und Anhang nach den Vorgaben des Obligationenrechts (OR) erstellen. Dazu gehören die vollständige Erfassung aller Erträge und Aufwendungen, die Abstimmung von Bank- und Kreditkartensalden, die Bildung von Wertberichtigungen sowie die Berechnung und Buchung der Steuerrückstellung. Diese Abschlüsse bilden die Grundlage für die Steuererklärung, Bankgespräche und allfällige Dividendenausschüttungen.

Welche Unterstützung bietet Scalemetrics für Schweizer KMU?

Das Scalemetrics-Team bietet KMU-Inhabern und CFOs praxisnahe Finanzberatung: von Buchhaltung und Steuern über Finanzplanung bis hin zu CFO-on-Demand-Dienstleistungen. Ziel ist es, KMU Zugang zu Expertise zu geben, die sonst nur grossen Unternehmen mit internen CFOs vorbehalten ist.

Ab wann lohnt sich ein Fractional CFO für ein Schweizer KMU?

Ab einem Jahresumsatz von CHF 1-2 Mio. oder bei bevorstehenden Ereignissen wie Kreditanträgen, M&A oder Investorenrunden empfiehlt sich ein Fractional CFO. Die Kosten liegen deutlich unter denen eines Festangestellten, und die Expertise ist sofort abrufbar.

Wie unterscheidet sich Scalemetrics von einer traditionellen Treuhandgesellschaft?

Während Treuhandfirmen primär auf Steuer-Compliance und Jahresabschlüsse fokussiert sind, bietet das Scalemetrics-Team strategische Finanzführung: Liquiditätsplanung, Szenariomodellierung, KPI-Controlling und Finanzierungsberatung – als laufendes Mandat oder projektbasiert.

In welchen Kantonen ist Scalemetrics tätig?

Das Scalemetrics-Team betreut Kunden schweizweit, mit Schwerpunkt in Zürich, Zug, Basel und Bern. Dank digitaler Arbeitsweise und MWST-Expertise in allen Kantonen ist eine ortsunabhängige Zusammenarbeit problemlos möglich.

Pascal Stämpfli, CFA

MD & CFO Strategist, Scalemetrics

Pascal ist ein erfahrener Finanzfachmann, Venture-Capital-Experte und vertrauenswürdiger Berater für Startups und Investoren. Er ist CFA-Charterholder und hat einen Master in Ökonomie der Universität St. Gallen. Er ist Gründer von Scalemetrics und Mitgründer von Kubera Equity. Mit über einem Jahrzehnt Erfahrung in Corporate Finance und Venture Building hat Pascal Tausende von Unternehmen in der Frühphase bewertet und Gründer in ganz Europa beraten. Als Managing Partner bei COREangels Big Data & AI Europe und regelmässiges Jurymitglied bei Pitch-Events ist er tief in der Zürcher Startup-Szene verwurzelt und weithin als Experte für Erfolgsfaktoren und Wachstumsfinanzierung anerkannt.