Jahresabschluss-Frist rückt näher: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

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Der Jahresabschluss ist ein anspruchsvoller Prozess für die gesamte Buchhaltungsabteilung. Das Buchhaltungsteam muss Überstunden leisten, um die Fristen für verschiedene Jahresabschlussaufgaben einzuhalten, wie Lohnausweise, MWST-Abrechnungen und jährliche Unternehmenssteuererklärungen. Als Gründer oder CFO des Unternehmens sind Sie dafür verantwortlich, dem Verwaltungsrat und den Investoren den Jahresabschluss zu präsentieren, der ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild vermittelt. Diese Abschlüsse dienen zudem als Grundlage für die jährliche Einreichung der Unternehmenssteuern in der Schweiz.

Stellen Sie sicher, dass Sie diese Schritte auf Ihrer Jahresabschluss-Checkliste abhaken, bevor das Jahr offiziell zu Ende geht.

👇JAHRESABSCHLUSS-CHECKLISTE👇

Die folgenden detaillierten Richtlinien helfen Ihnen, den Jahresabschluss effizient und effektiv einzurichten, zu planen und durchzuführen:

1. Einen Abschlussplan erstellen

Erstellen Sie eine Aufgabenliste unter Berücksichtigung der folgenden Punkte:

• Detaillierte Positionen der Aktiven und Passiven im Entwurf der Bilanz.
• Detaillierte Positionen der Erträge und Aufwendungen im Entwurf der Erfolgsrechnung.
• Anwendbare Rechnungslegungsvorschriften entsprechend der Grösse Ihres Unternehmens und der Rechtsform.

Organisieren Sie diese Liste, erstellen Sie Aufgaben und Massnahmen mit Zeitplänen und delegieren Sie, wo immer möglich. Besprechen Sie diesen Plan mit Ihrem Team, um deren Rückmeldungen zu berücksichtigen und allfällige Fragen oder Unklarheiten zu klären. Ihre Liste wird die folgenden Themen abdecken.

2. Rechtzeitig beginnen

Fordern Sie die intern benötigten Informationen an, indem Sie mindestens einen Monat im Voraus E-Mails an alle beteiligten Parteien senden (mit Erinnerungsmails alle 10 Tage bis Jahresende), in denen die gewünschten Massnahmen und Zeitpläne klar beschrieben werden. Zum Beispiel:

• Koordinieren Sie mit dem Verkaufsteam folgendes:
  • Sicherstellen, dass die Rechnungsstellung für abgeschlossene Projekte und erbrachte Dienstleistungen bis zum 31. Dezember erfolgt ist.
  • Details zu nicht fakturierten Erträgen per 31. Dezember einholen.
  • Aktualisierung des letzten Stands mit Bemerkungen zu ergriffenen Massnahmen und weiteren Schritten für überfällige Debitoren in den Büchern per 31. Dezember. Bitten Sie sie ausserdem, Empfehlungen für Abschreibungen oder die Bildung von Wertberichtigungen für zweifelhafte Forderungen, falls vorhanden, mitzuteilen.
• Bitten Sie alle Abteilungsleiter und Mitarbeitenden, folgendes zu tun:
  • Sicherstellen, dass ausstehende Einkaufs- und Spesenrechnungen für das entsprechende Geschäftsjahr ihrer Abteilung innerhalb von 5–10 Tagen nach Jahresende an das Buchhaltungsteam eingereicht werden.
  • Spesenabrechnungen für die Nutzung ihrer privaten und geschäftlichen Kreditkarten oder digitalen Zahlungsmittel für dienstliche Ausgaben einreichen, wie Reisespesen und Telefonerstattungen, mit entsprechenden Belegen (Zahlungsnachweis und Rechnungen), innerhalb von 5–10 Tagen nach Jahresende.

Diese Massnahme gewährleistet die rechtzeitige Übermittlung möglichst vieler Informationen an das Buchhaltungsteam und deren Verarbeitung im letzten Monat des Jahres, sodass Sie mehr Zeit für andere Jahresabschlussaufgaben haben.

3. Drittparteiauszüge zusammenstellen

Fordern Sie die Drittpartei-Auszüge per letztem Tag des Geschäftsjahres an, wie zum Beispiel:

• Herunterladen und Sammeln von Kontoauszügen für alle Bankkonten, digitalen Zahlungsmittel und Kreditkarten des Unternehmens, wie PayPal, Stripe, Revolut, Kreditkarten, PostFinance usw.
• Falls Sie Anlagen in Aktien, Obligationen, Anlagefonds oder Kryptowährungen in der Bilanz führen, holen Sie die Auszüge der entsprechenden Fonds, Broker und Unternehmen ein, um den beizulegenden Zeitwert Ihrer Anlagen per Jahresende zu ermitteln und die Bewertungsgewinne/-verluste für das Jahr zu berechnen und zu verbuchen.
• Fordern Sie bei den jeweiligen Parteien eine Saldobestätigung an, um die Salden der Debitoren und Kreditoren in Ihren Büchern per letztem Tag des Jahres zu validieren.
• Arbeiten Sie proaktiv mit der Geschäftsleitung, Revisoren und Kollegen zusammen, um offene Punkte, die deren Mitwirkung erfordern, rasch zu klären.

4. Standardarbeitsanweisungen (SAA), Checklisten und Vorlagen

Erstellen Sie Standardarbeitsanweisungen, detaillierte Checklisten und auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnittene Vorlagen. Dies hilft Ihrem Team bei der schnellen und korrekten Ausführung, ohne wichtige Schritte oder Details zu übersehen.

5. Buchungseinträge für das Jahr vervollständigen

Vervollständigen Sie auf Basis der gesammelten Informationen die Buchungseinträge für alle Verkaufs-, Einkaufs- und Spesenrechnungen sowie Bar-, Bank- und Kreditkartentransaktionen des Geschäftsjahres.

6. Entwurf der Erfolgsrechnung prüfen

Um alle Erträge und Aufwendungen zu finalisieren, beginnen Sie mit der Prüfung Ihrer Erfolgsrechnung und überprüfen Sie die folgenden Aspekte, sofern sie für Ihr Unternehmen relevant sind. Sie müssen die erforderlichen Abschluss- und Anpassungsbuchungen auf der Grundlage Ihrer Ergebnisse vornehmen.

• Ertrag: Stellen Sie sicher, dass die Erträge gemäss den Vertragsbedingungen mit den Kunden und den anwendbaren Rechnungslegungsvorschriften erfasst werden. Nehmen Sie die erforderlichen Buchungen für abgegrenzte Erträge und nicht fakturierte Erträge vor.
• Übriger Ertrag: Überprüfen Sie Zinserträge, Dividendenerträge, Gewinne oder Verluste aus dem Verkauf von Anlagen sowie Bewertungsgewinne/-verluste.
• Einkäufe: Stellen Sie sicher, dass alle Einkaufsrechnungen des Geschäftsjahres erfasst sind und der Vorsteuerabzug gemäss Buchhaltung mit den MWST-Abrechnungen abgestimmt ist.
• Schlussbestand: Führen Sie eine physische Inventur durch und stimmen Sie die Schlusswerte des Warenbestands gemäss Kostenrechnung und Inventurbericht ab.
• Personalaufwand: Stellen Sie sicher, dass Löhne, Gehälter, Boni, Sozialversicherungsleistungen, Pensionskasse, Krankenversicherung, Unfallversicherung und weitere relevante Aufwendungen erfasst und mit den Lohnausweisen abgestimmt sind.
• Produktentwicklungsaufwand: Bestimmen Sie, ob Produktentwicklungsaufwendungen als Aufwand oder als aktivierungspflichtige Investitionen zu behandeln sind.
• Vertriebs- und Marketingaufwand: Erfassen Sie alle Vertriebs- und Marketingaufwendungen, einschliesslich Vorauszahlungen für Werbemassnahmen.
• Honorare für Rechts-, Steuer- und Finanzberatung: Stellen Sie sicher, dass Rechnungen eingegangen sind und gemäss den Vereinbarungen abgegrenzt werden.
• Miete, Versicherung, Energie, Telefon, Internet und übrige Aufwendungen: Grenzen Sie Aufwendungen auf Basis des letzten Monats oder des Durchschnitts ab.
• Abschreibungen: Berechnen und verbuchen Sie die Abschreibungen auf Sachanlagen basierend auf deren geschätzter Nutzungsdauer.
• Amortisation: Berechnen und verbuchen Sie die Amortisation auf immateriellen Anlagen basierend auf deren geschätzter Nutzungsdauer.
• Zinsen: Überprüfen Sie die Darlehenskonditionen und nehmen Sie die Buchungen für die Zinsabgrenzung vor.
• Laufende Steuern: Erstellen und überprüfen Sie die Steuerberechnung und nehmen Sie die Buchungen für die Steuerrückstellung vor.

7. Entwurf der Bilanz prüfen

Beginnen Sie mit der Prüfung Ihrer Bilanz und überprüfen Sie die folgenden Aspekte, sofern sie für Ihr Unternehmen relevant sind. Nehmen Sie die erforderlichen Abschluss- und Anpassungsbuchungen auf der Grundlage Ihrer Ergebnisse vor.

• Bankguthaben: Überprüfen Sie den Saldo gemäss Kontoauszügen und Buchhaltung. Erstellen Sie Abstimmungsaufstellungen für Abweichungen.
• Debitoren: Prüfen Sie den Debitorensaldo und die Altersstrukturanalyse und bilden Sie Wertberichtigungen für zweifelhafte oder uneinbringliche Forderungen.
• Anlageverzeichnis: Aktualisieren Sie die Buchungen für Kauf, Verkauf und Abschreibungen von Sachanlagen und stimmen Sie den Saldo mit dem Anlagespiegel ab.
• Anlagen: Stellen Sie sicher, dass der Anlagesaldo gemäss Buchhaltung mit dem Depotauszug übereinstimmt

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Häufig gestellte Fragen

Was müssen Schweizer KMU über 👇JAHRESABSCHLUSS-CHECKLISTE👇 Die folgenden detaillierten Richtlinien helfen Ihnen, den Jahresabschluss effizient und effektiv einzurichten, zu planen und durchzuführen: 1. Einen Abschlussplan erstellen Erstellen Sie eine Aufgabenliste unter Berücksichtigung der folgenden Punkte: Detaillierte Positionen der Aktiven und Passiven im Entwurf der Bilanz. Detaillierte Positionen der Erträge und Aufwendungen im Entwurf der Erfolgsrechnung. Anwendbare Rechnungslegungsvorschriften entsprechend der Grösse Ihres Unternehmens und der Rechtsform. Organisieren Sie diese Liste, erstellen Sie Aufgaben und Massnahmen mit Zeitplänen und delegieren Sie, wo immer möglich. Besprechen Sie diesen Plan mit Ihrem Team, um deren Rückmeldungen zu berücksichtigen und allfällige Fragen oder Unklarheiten zu klären. Ihre Liste wird die folgenden Themen abdecken. 2. Rechtzeitig beginnen Fordern Sie die intern benötigten Informationen an, indem Sie mindestens einen Monat im Voraus E-Mails an alle beteiligten Parteien senden (mit Erinnerungsmails alle 10 Tage bis Jahresende), in denen die gewünschten Massnahmen und Zeitpläne klar beschrieben werden. Zum Beispiel: Koordinieren Sie mit dem Verkaufsteam folgendes: Sicherstellen, dass die Rechnungsstellung für abgeschlossene Projekte und erbrachte Dienstleistungen bis zum 31. Dezember erfolgt ist. Details zu nicht fakturierten Erträgen per 31. Dezember einholen. Aktualisierung des letzten Stands mit Bemerkungen zu ergriffenen Massnahmen und weiteren Schritten für überfällige Debitoren in den Büchern per 31. Dezember. Bitten Sie sie ausserdem, Empfehlungen für Abschreibungen oder die Bildung von Wertberichtigungen für zweifelhafte Forderungen, falls vorhanden, mitzuteilen. Bitten Sie alle Abteilungsleiter und Mitarbeitenden, folgendes zu tun: Sicherstellen, dass ausstehende Einkaufs- und Spesenrechnungen für das entsprechende Geschäftsjahr ihrer Abteilung innerhalb von 5–10 Tagen nach Jahresende an das Buchhaltungsteam eingereicht werden. Spesenabrechnungen für die Nutzung ihrer privaten und geschäftlichen Kreditkarten oder digitalen Zahlungsmittel für dienstliche Ausgaben einreichen, wie Reisespesen und Telefonerstattungen, mit entsprechenden Belegen (Zahlungsnachweis und Rechnungen), innerhalb von 5–10 Tagen nach Jahresende. Diese Massnahme gewährleistet die rechtzeitige Übermittlung möglichst vieler Informationen an das Buchhaltungsteam und deren Verarbeitung im letzten Monat des Jahres, sodass Sie mehr Zeit für andere Jahresabschlussaufgaben haben. 3. Drittparteiauszüge zusammenstellen Fordern Sie die Drittpartei-Auszüge per letztem Tag des Geschäftsjahres an, wie zum Beispiel: Herunterladen und Sammeln von Kontoauszügen für alle Bankkonten, digitalen Zahlungsmittel und Kreditkarten des Unternehmens, wie PayPal, Stripe, Revolut, Kreditkarten, PostFinance usw. Falls Sie Anlagen in Aktien, Obligationen, Anlagefonds oder Kryptowährungen in der Bilanz führen, holen Sie die Auszüge der entsprechenden Fonds, Broker und Unternehmen ein, um den beizulegenden Zeitwert Ihrer Anlagen per Jahresende zu ermitteln und die Bewertungsgewinne/-verluste für das Jahr zu berechnen und zu verbuchen. Fordern Sie bei den jeweiligen Parteien eine Saldobestätigung an, um die Salden der Debitoren und Kreditoren in Ihren Büchern per letztem Tag des Jahres zu validieren. Arbeiten Sie proaktiv mit der Geschäftsleitung, Revisoren und Kollegen zusammen, um offene Punkte, die deren Mitwirkung erfordern, rasch zu klären. 4. Standardarbeitsanweisungen (SAA), Checklisten und Vorlagen Erstellen Sie Standardarbeitsanweisungen, detaillierte Checklisten und auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnittene Vorlagen. Dies hilft Ihrem Team bei der schnellen und korrekten Ausführung, ohne wichtige Schritte oder Details zu übersehen. 5. Buchungseinträge für das Jahr vervollständigen Vervollständigen Sie auf Basis der gesammelten Informationen die Buchungseinträge für alle Verkaufs-, Einkaufs- und Spesenrechnungen sowie Bar-, Bank- und Kreditkartentransaktionen des Geschäftsjahres. 6. Entwurf der Erfolgsrechnung prüfen Um alle Erträge und Aufwendungen zu finalisieren, beginnen Sie mit der Prüfung Ihrer Erfolgsrechnung und überprüfen Sie die folgenden Aspekte, sofern sie für Ihr Unternehmen relevant sind. Sie müssen die erforderlichen Abschluss- und Anpassungsbuchungen auf der Grundlage Ihrer Ergebnisse vornehmen. Ertrag: Stellen Sie sicher, dass die Erträge gemäss den Vertragsbedingungen mit den Kunden und den anwendbaren Rechnungslegungsvorschriften erfasst werden. Nehmen Sie die erforderlichen Buchungen für abgegrenzte Erträge und nicht fakturierte Erträge vor. Übriger Ertrag: Überprüfen Sie Zinserträge, Dividendenerträge, Gewinne oder Verluste aus dem Verkauf von Anlagen sowie Bewertungsgewinne/-verluste. Einkäufe: Stellen Sie sicher, dass alle Einkaufsrechnungen des Geschäftsjahres erfasst sind und der Vorsteuerabzug gemäss Buchhaltung mit den MWST-Abrechnungen abgestimmt ist. Schlussbestand: Führen Sie eine physische Inventur durch und stimmen Sie die Schlusswerte des Warenbestands gemäss Kostenrechnung und Inventurbericht ab. Personalaufwand: Stellen Sie sicher, dass Löhne, Gehälter, Boni, Sozialversicherungsleistungen, Pensionskasse, Krankenversicherung, Unfallversicherung und weitere relevante Aufwendungen erfasst und mit den Lohnausweisen abgestimmt sind. Produktentwicklungsaufwand: Bestimmen Sie, ob Produktentwicklungsaufwendungen als Aufwand oder als aktivierungspflichtige Investitionen zu behandeln sind. Vertriebs- und Marketingaufwand: Erfassen Sie alle Vertriebs- und Marketingaufwendungen, einschliesslich Vorauszahlungen für Werbemassnahmen. Honorare für Rechts-, Steuer- und Finanzberatung: Stellen Sie sicher, dass Rechnungen eingegangen sind und gemäss den Vereinbarungen abgegrenzt werden. Miete, Versicherung, Energie, Telefon, Internet und übrige Aufwendungen: Grenzen Sie Aufwendungen auf Basis des letzten Monats oder des Durchschnitts ab. Abschreibungen: Berechnen und verbuchen Sie die Abschreibungen auf Sachanlagen basierend auf deren geschätzter Nutzungsdauer. Amortisation: Berechnen und verbuchen Sie die Amortisation auf immateriellen Anlagen basierend auf deren geschätzter Nutzungsdauer. Zinsen: Überprüfen Sie die Darlehenskonditionen und nehmen Sie die Buchungen für die Zinsabgrenzung vor. Laufende Steuern: Erstellen und überprüfen Sie die Steuerberechnung und nehmen Sie die Buchungen für die Steuerrückstellung vor. 7. Entwurf der Bilanz prüfen wissen?

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Welche Unterstützung bietet Scalemetrics für Schweizer KMU?

Scalemetrics bietet Schweizer KMU-Inhabern und CFOs praxisnahe Finanzberatung: von Buchhaltung und Steuern über Finanzplanung bis hin zu CFO-on-Demand-Dienstleistungen. Ziel ist es, KMU Zugang zu Expertise zu geben, die sonst nur grossen Unternehmen mit internen CFOs vorbehalten ist.

Ab wann lohnt sich ein Fractional CFO für ein Schweizer KMU?

Ab einem Jahresumsatz von CHF 1–2 Mio. oder bei bevorstehenden Ereignissen wie Kreditanträgen, M&A oder Investorenrunden empfiehlt sich ein Fractional CFO. Die Kosten liegen deutlich unter denen eines Festangestellten, und die Expertise ist sofort abrufbar.

Wie unterscheidet sich Scalemetrics von einer traditionellen Treuhandgesellschaft?

Während Treuhandfirmen primär auf Steuer-Compliance und Jahresabschlüsse fokussiert sind, bietet Scalemetrics strategische Finanzführung: Liquiditätsplanung, Szenariomodellierung, KPI-Controlling und Finanzierungsberatung – als laufendes Mandat oder projektbasiert.

In welchen Kantonen ist Scalemetrics tätig?

Scalemetrics betreut Kunden schweizweit, mit Schwerpunkt in Zürich, Zug, Basel und Bern. Dank digitaler Arbeitsweise und MWST-Expertise in allen Kantonen ist eine ortsunabhängige Zusammenarbeit problemlos möglich.